Эффективное управление проектами: как использовать аналитику для оптимизации работы компании

Каждый проект — результат совместной работы множество специалистов. Для создания стандартного промосайта нужно привлечь немало сотрудников — дизайнеров, копирайтеров, фронтенд- и бэкенд-разработчиков. Всеми этими специалистами управляет менеджер проектов: ставит задачи, контролирует выполнение, решает проблемы и организовывает всё так, чтобы клиент получит качественный продукт к назначенному сроку.

Но часто во время рабочего процесса возникают проблемы — разработчик заболел и не сдал часть работы вовремя, дизайнер занят более приоритетными задачами на другом проекте, а копирайтер не успевает внести правки от заказчика. Оговорённые сроки с клиентом отодвигаются, репутация компании падает, а зарплаты задерживаются. Эти проблемы влияют на команду и ложатся на плечи руководителя. Их получится решить один раз, два или три. Но если такое происходит постоянно — значит, что в компании есть проблемы с управлением проектами.

В этой статье мы разберём, как избежать таких проблем и эффективно управлять проектами вместе с сооснователями украинской IT-компании «Webnauts» — Олегом Фроловым и Алексеем Шептурой. Они расскажут в каких случаях компании нужно внедрить систему управления проектами, как использовать аналитику для улучшения работы команды на примере Webnauts и разберут часто встречающиеся проблемы руководителей.

Как мы поняли, что компании нужно внедрить систему управления проектами

В идеальном мире не нужно никем управлять: сотрудники работают и организовывают всё самостоятельно. Дизайнер берёт задачу, делает макет сайта и показывает результат заказчику. Копирайтер пишет изумительные тексты, которые сразу попадают в целевую аудиторию и не требуют изменений. Клиент всем доволен и ничего не меняет, а разработчики уже заканчивает верстать и настраивать сайт. Все счастливы, а клиент платит миллионы и не имеет никаких претензий.

Но мы живём не в идеальном мире, поэтому неправильное или неэффективное управление проектами приводит к тому, что всё идет наперекосяк. Часто на наших проджект-менеджеров и на нас, как руководителей компании, сваливается много типичных проблем:

• Несоответствие между ожиданиями заказчика и реальными возможностями его бюджета;
• Сложности с коммуникацией внутри проектной команды; 
• Невозможность контролировать риски, связанные с новыми требованиями или условиями проекта;
• Отсутствие понятного управления финансами, продажами и заказами в одном месте.

Эти проблемы приводят к нарушнию сроков, перерасходу бюджета, снижению качества конечного продукта и недовольству заказчика. Поэтому мы начали искать способы решения проблем и пришли к выводу, что нам может помочь система управлениями проектами. В идеале, она должна помогать лучше отслеживать, анализировать и оптимизировать работу всей компании.

Предлагаем разобрать, когда компании нужно внедрить систему управления проектами и как это помогает уменьшить возможные риски на примере нашей компании Webnauts. 

Спойлер: наш секрет — использование подробной аналитики внутри ERP-системы для оптимизации и контроля всех процессов компании. Это помогает принимать решения, основываясь на цифрах и показателях, а не интуитивно.

Не занимались оперативным планированием работы и контролем рисков

Оперативное планирование работы — это определение шагов, нужных для выполнения задач по проекту в установленные сроки. Для этого нужно уметь распределять ресурсы, устанавливать приоритеты работы и определять последовательность выполнения задач. Если кратко, главная цель оперативного планирования — эффективное использование времени, чтобы сдать работу в срок и без проблем.

Проблемы возникают, когда у руководителя или проджект-менеджера в работе появляется больше двух или трёх сложных проектов одновременно. Управлять таким самому и без дополнительных программ — сложно и долго. Поэтому компании выбирают CMS или ERP-системы, но часто в них не хватает каких-то функций. При управлении проектами приходится подключать сторонние сервисы, постоянно переключаться между окнами и оплачивать сразу несколько программ. Это приводит к организационному хаосу, а планирование работы занимает больше времени, чем могло понадобиться изначально.

Мы поняли, что в компании есть проблемы с оперативным планированием, когда заметили:

• Постоянный недостаток времени. Отсутствие чёткого плана приводит к затягиванию задач и упущению важных моментов в работе. Из-за этого постоянно ощущается нехватка времени и приходится торопиться, чтобы успеть закрыть задачи в срок. В некоторых случаях это вина самих сотрудников, но чаще всего — это неправильное планирование и организация работы руководителем или проджект-менеджером.
• Регулярные проблемы за срочность. Когда задачи решаются в последний момент и приходится выплачивать дополнительные деньги за работу в овертайм — это ещё один показатель, что в компании проблемы с оперативным планированием. 
• Неясные приоритеты. Неопределенность в работе приводит к тому, что сотрудники не понимают приоритетность задач — какие более важные, а какие можно сделать позже. Из-за этого действительно важные вещи для бизнеса отходят на второй план, а компания теряет время и деньги.

Управление рисками – это прогноз и предотвращение проблем, которые могут возникнуть в ходе проекта. Нельзя предусмотреть всё и сразу, но вы должны быть готовы к непредвиденным обстоятельствам и заранее закладывать их в бюджет проекта. Если кратко, главная цель риск менеджмента — уменьшить вероятность появления проблем и сделать так, чтобы они не сильно влияли на компанию.

Мы поняли, что в компании есть проблемы с управлением рисков, когда заметили: 

• Частые задержки по проектам. Если при запуске нового продукта появляются неожиданные проблемы, которые требуют дополнительных времени и средств, не заложенных в бюджет — в компании однозначно проблемы с контролем рисков.
• Неожиданные препятствия. Когда задержки и препятствия перестают быть исключениями, а становятся постоянными условиями в работе  — это один из признаков, что в компании есть проблемы с контролем рисков. Легче списать всё на нерадивых сотрудников, но проблема может быть в сложной системе контроля работы.
• Постоянные финансовые убытки. Отсутствие мер предосторожности и стратегий для уменьшения постоянных финансовых потерь — ещё один признак проблем с контролем рисков. Это приводит к тому, что бизнес постоянно теряет деньги и репутацию, а проблема так и остаётся нерешенной. 

Не справлялись с управлением финансами, продажами и заказами

Управление финансами, продажами и заказами — это планирование, мониторинг и контроль всех финансовых потоков внутри компании. К ним относятся продажи, обработка заказов, поступление и отправка денег клиентам. В компании есть проблемы в этой области, если бизнес регулярно теряет деньги, постоянные клиенты отказываются от сотрудничества, а поток новых клиентов уменьшается. 

Заметить проблемы с управлением финансов бывает сложно. Когда компания сталкивается с неожиданными колебаниями прибыли и убытков — можно списать это на непредвиденные обстоятельства. Но если такое происходит постоянно — стоит пересмотреть способы управления финансами.

Ещё один показатель проблем с управлением — трудности с привлечением и удержанием клиентов. Иногда это зависит от устаревших методов маркетинга или плохой стратегии продаж, но заметить такое без аналитики — сложно.

Если компания сталкивается с подобными проблемами — это нормально и бывает даже с успешными командами. Но если неустойки и потери клиентов происходят постоянно — это может привести к проблемам с ликвидностью и финансовой стабильностью. 

Игнорировали итерации для сложных и долгих проектов

Итерации или итеративный подход — выполнение всех типов работ параллельно в ходе фиксированных временных интервалов. Обычно они дляться от двух до четырех недель, но каждая компания устанавливает их продолжительность самостоятельно. Например, мы в Webnauts для более удобной отчётности и планирования работы используем месячные итерации.

Задачи итераций — снижение рисков, частое получение обратной связи и фокусировка на самом важном аспекте проекта в каждой итерации. Например, команда разработчиков начала работу с итерацией «Разработка» по исправлению ошибок внутри приложения, а дизайнеры начали делать прототипы для новых экранов в итерации «Дизайн». Они работают параллельно и не мешают друг другу, что сокращает продолжительность общей работы над проектом. Руководителю, в таком случае, удобно отслеживать отработанное время каждого отдела, потраченные средства компании и полученную прибыль. 

Одни из главных преимуществ такого метода — расширенные возможности для совместной работы и высокая адаптивность. Вместо работы по заранее определённому плану и техническому заданию, сотрудники активно выполняет совместную работу. А мы, как руководители, можем корректировать итерации с учётом поставленных целей, даже если это было запланировано.

Компаниям можно не использовать итерации. Главное — желание улучшить и упростить работу над проектом. А для этого нужно делать первые шаги в этом направлении.

Как мы управляем проектами в Webnauts

Webnauts — украинская IT-компания, предлагающая услуги по разработке и продвижению цифровых продуктов. Наша команда состоит из 60 специалистов — разработчиков, дизайнеров, маркетологов, seo-специалистов и тестировщиков. Управлять таким количеством сотрудников без дополнительных сервисов практически невозможно. 

Компания долго пользовалась сторонними сервисами для управления проектами, но нам всегда чего-то не хватало. Сотрудникам было трудно адаптироваться к сложному интерфейсу, проджект-менеджерам отслеживать прогресс работы, а нам, как руководителям, следить за финансовым состоянием компании. Поэтому мы решили создать собственный EPR для управления компанией в одном месте — с понятным интерфейсом и нужными функциями для проектно-ориентированного бизнеса.

if.team — комплексное IT-решение для компаний, которые работают с проектами. С его помощью можно контролировать финансовые потоки бизнеса, создавать структуру компании и сотрудников, управлять проектами, добавлять задачи, отслеживать рабочее время подчинённых, работать с лидами и многое другое.

Рассмотрим, как нашей компании удаётся успешно работать на украинском рынке уже много лет. Мы разберём основные принципы управления и то, как мы организовываем работу и решаем проблемы внутри Webnauts.

Аналитика рабочего времени

Для руководителей важно отслеживать рабочее время сотрудников. Это помогает составлять план для будущих работ, выставлять счета клиентам и понимать, сколько времени уходить на типовые задачи. С помощью трекинга мы контролируем  загруженность команды и понимаем, какую зарплату выплачивать каждому сотруднику, включая овертайм.

В Webnauts мы используем стандартный подход к тайм-трекингу: специалисту ставится задача внутри if.team, и как только начинается её обсуждение — сотрудник начинает фиксировать время. Как только задача закончена — нужно отключить таймер вручную.

Бывает, что сотрудники забывают фиксировать время и работают без трекера. Это не проблема — со временем использование таймера доходит до автоматизма. Если трекер не был запущен, то время всегда можно внести вручную.

Ручное добавления времени для сотрудников

Конечно, у ручного добавления есть и недостатки — сотрудники не всегда точно оценивают отработанное время, когда забывают его трекать. Из-за этого они вносят неправильные данные, которые дальше попадают в отчёты. Мы не хотим выставлять клиентам неправильные счета за работу, поэтому для решения этой проблемы используем метрики и аналитику. 

По каждому подчинённому можно посмотреть подробную статистику: рабочее время в конкретние дни, общее время по проекту или конкретной задаче, отпуски, больничные и командировки. Всё это сортируется по неделям или выбранному периоду.

Страница со статистикой рабочего времени сотрудника

Возможность отслеживать время по каждому сотруднику — удобная функция. Но чаще нам, как руководителям, нужно проанализировать общее время по конкретному проекту и понять затраченные командой часы. Во многих сервисах такой функционал неудобен, поэтому аналитика и тайм-трекинг занимает много времени.

В if.team достаточно выбрать нужный проект и ознакомиться со всей необходимой информацией: проджект-менеджер проекта, участники, статус проекта, вид предоставляемой услуги, описание проекта и дополнительные файлы — ТЗ для программистов, пожелания клиентов по сайту, референсы для команды дизайнеров и так далее.

Пример заполненной страницы проекта

Внутри проекта доступен полный обзор всех задач команды по итерациям: название, статус, период выполнения, ответственные и затраченное время. Всё это можно отсортировать по фильтрам и выставить период, за который нужно просмотреть задачи.

Это помогает нам оценить эффективность команды и вовремя корректировать работу, чтобы достичь целей проекта в срок и рамках бюджета.

Управление расходами

Управление расходами — одна из причин почему мы решили создать собственную ERP. Нам, как руководителям, важно иметь полный контроль над финансами компании и отслеживать расходы, доходы, анализировать финансовые показатели. Благодаря встроенной аналитике системы мы предвидим и оперативно реагируем на перерасходы бюджета по проектам.

Одна из главных киллерфич if.team — графики сгорания бюджета, которые обновляются в реальном времени. Это позволяет нам отслеживать расход средств с помощью удобной визуализации вместо того, чтобы часами копаться в цифрах и отчётах.

Для отображения корректного графика достаточно вести отчётность внутри сервиса — вносить поступающие и уходящие средства, итерации, бюджет проекта, ставку сотрудников и рабочее время. Всё это настраивается с самого начала работы над проектом и постоянно пополняется в процессе. 

Динамический график сгорания бюджета

Если у команды один проект — данные можно внести всего лишь раз, и затем просто обновлять их каждый отчётный период.

С помощью такого графика мы в реальном времени видим, насколько эффективно используются наши ресурсы. Наглядное представление о приближении перерасходов позволяет нам оперативно реагировать на любые бюджетные отклонения.

Все расходы на оплату труда рассчитываются автоматически в реальном времени на основе фиксированной ставки или почасового рейта. Данные заполняются при регистрации или добавлении нового сотрудника — контактная информация, дата принятия на работу, ставка, отдел и позиция в компании.

Заполненная страница сотрудника

Для каждого проекта можно выставить уникальную ставку. Например, если сотрудника наняли на аутстафф или аутсорсинг по другому тарифу — это можно изменить внутри самого проекта или на отдельной странице сотрудника. При этом основная ставка работника по проектам внутри компании не изменится, а все затраты и доходы будут учтены в графике сгорания бюджета.

Ещё одна удобная функция в if.team — это учёт операционных и административных расходов с автоматической калькуляцией. Мы разработали и добавили эту функцию по нескольким причинам:

• Трата времени на ручной учёт. Для всех калькуляций мы пользовались услугами бухгалтера. Это приводило к тому, что финансами компании занимался другой человек, а финансовые данные приходили к нам с задержками. Мы не увольняли бухгалтера, но благодаря if.team смогли отслеживать финансовое состояние компании в реальном времени. 
• Человеческий фактор и ошибки. Все люди ошибаются, даже профессионалы с большим опытом. if.team проводит калькуляции автоматически — это помогает перестраховаться и разгрузить финансистов. 
• Трудности с оптимизацией финансов. Анализировать финансовые отчёты — это долго и нудно. Никому не нравится возиться с цифрами и подсчитывать, где и как можно оптимизировать финпоказатели компании. Намного проще проводить калькуляции автоматически, смотреть и анализировать результат с помощью понятных графиков. 

Мы настраивали учёт операционных и административных расходов с расчётом на нужды нашей компании. Поэтому внутри каждого платежа можно добавить проект, итерацию, дату и статус платежа, получателя, категорию и способ оплаты.

Добавление расходов внутри if.team

Введённые суммы конвертируются автоматически в зависимости от валюты. Например, мы часто получаем платежи от клиентов в долларах. Система автоматически конвертирует их и показывает сумму в гривнах в зависимости от указанного курса.

Это помогает обеспечить прозрачность и точность в финансовом учете, упрощает процесс конвертации и экономит время, которое раньше тратилось на выполнение подобных операций вручную. 

Все финансовые операции автоматически добавляются в раздел Cashflow, в котором можно отслеживать транзакции, отчёты о движении денежных средств, выплаты зарплат и отчёты о доходах и расходах.

Страница для отслеживания денежных потоков

Благодаря этому мы в любой момент можем отслеживать входящие и исходящие платежи, переводы между счетами. Это помогает контролировать все средства компании и избегать кассовых разрывов в реальном времени.

На этой же странице можно просматривать анализ доходов и расходов, расчёт операционной и чистой прибыли. Благодаря этому мы, как руководители, можем заниматься планированием и прогнозированием исходя из поточных результатов. При этом все регулярные доходы и/или расходы считаются автоматически.

Управление командой

Контроль финансов и аналитика рабочего времени — полезные и нужные функции. Но от них мало толку, если команда не может нормально работать внутри сервиса. Поэтому мы дополнили if.team привычным для CRM функционалом: созданием задач и проектов, структурой компании, ролями для сотрудников, типами занятости и календарём нагрузки команды. 

Структура компании внутри if.team представлена в двух вариантах — в виде списка и древовидной карты. Можно пользоваться несколькими вариантами одновременно, но мы обычно выбираем второй вариант — так удобнее добавлять новых сотрудников, распределять их по отделам и просматривать все связи.

Структура компании Webnauts

По-умолчанию такая древовидная карта доступна для всех участников команды. Но if.team позволяет руководителям настраивать то, что каждый сотрудник может видеть, создавать, редактировать и/или удалять в системе. Например, для проджект-менеджеров мы обычно открываем доступы к редактированию и удалению задач, назначению ответственных, отчётности и аналитики для мониторинга прогресса проектов.

Страница с настройкой ролей и доступов

Для руководителей отделов мы расширяем доступы, позволяя им просматривать и анализировать деятельность всей компании — отчёты по проектам и финансам, данные о сотрудниках и многое другое.

Благодаря этой странице мы можем настроить одинаковые доступы для каждой роли. Поэтому нам не нужно каждый раз заходить на страницу отдельных сотрудников и настраивать их вручную. Достаточно перейти на отдельную страницу и открыть нужный функционал сразу для всех участников с такой ролью.

Для просмотра загруженности конкретного отдела, кроме отчётов, мы используем диаграмму Ганта. Сотрудники или проджект-менеджеры создают задачи и устанавливают сроки начала/окончания работы. Вся информация автоматически подтягивается в диаграмму и распределяется по времени — главное указать нужные данные.

Диаграмма Ганта для одного из наших проектов

При этом сотрудникам не обязательно пользоваться именно диаграмой. Задачи можно создавать и отслеживать с помощью канбан-досок или обычных списков — всё зависит от предпочтений самих сотрудников. 

Работа с лидами и клиентами

Работа с клиентами — одно из важнейших направлений в деятельности компании. От качества обслуживания и взаимодействия с клиентами зависит не только удовлетворенность заказчиков, но и репутация компании в целом. Поэтому при создании ERP-системы мы проконсультировались с нашими sales-менеджерами, изучили потребности рынка и на их основе добавили функционал для работы с заказчиками.

Каждый клиент — отдельная страница внутри сервиса, где можно добавить страну, контактные данные, мессенджеры для связи и дополнительные комментарии. Например, мы часто пишем об особенностях правильного подхода к клиенту. Некоторые из заказчиков хорошо идут на контакт и доверяют нашему профессиональному подходу, а для других нужно составлять еженедельные отчёты о проделанной работе.

Страница компании внутри if.team

Бывает, что клиенты обращаются к нам сразу с несколькими проектами. Поэтому мы добавили возможность просматривать их в одном месте — это удобно и быстро. Здесь же можно просматривать статус транзакций и скачивать отчётность о платежах.

Работать с уже существующими клиентами — хорошо. Но в компанию часто обращаются новые заказчики, которые планируют начать с нами работу после общения с sales-менеджерами. В таких случаях нужно иметь удобное место для работы с лидами, чего мы раньше не встречали в других сервисах. Много сервисов предлагают такую возможность, но они или перегружены лишними деталями, или слишком просты. Поэтому мы реализовали её сами.

В Webnauts работа с лидами проходит просто — менеджеры добавляют потенциальных клиентов в отдельный раздел с канбан-доской. Существует много методов работы с потенциальными заказчиками, но мы используем простую методику и делим их на три категории — «в ожидании», «отказались от работы» и «согласились на работу».

Работа с лидами с помощью канбан-доски

После согласия клиентов на сотрудничество мы обсуждаем сроки и условия, а потом создаём проект на базе карточки лида. Все данные автоматически подтягиваются из базы клиентов, поэтому нам не нужно вводить их повторно. После мы добавляем задачи и организовываем работу внутри if.team.

Чего нам не хватало в управлении проектами 

При управлении проектами в других сервисах нам всегда чего-то не хватало — понятного финансового учёта, отслеживания рисков, удобной отчётности, подробной аналитики. Некоторые готовые продукты предлагали такие услуги, но все они были узкоспециализированными, а не комплексными решениями. Поэтому мы нацелились на создание среды, которая была бы удобной как для руководства, так и для сотрудников. И нам кажется, что мы сделали интуитивно понятный и качественный сервис для всех участников команды.

Отслеживания финансовых потоков и потерь средств

Первое и главное, чего нам не хватало в управлении проектами — это контроля и отслеживания финансовых потоков. С развитием компании и увеличением штата сотрудников мы осознали, что для успешного выполнения проектов критически важно иметь чёткий и актуальный обзор всех финансовых аспектов предприятия.

Понимание, как используются бюджеты проектов, куда идут расходы и насколько эффективно они распределяются — это, по нашему мнению, ключевой элемент эффективного управления. Поэтому мы поставили перед собой задачу разработать инструмент, который бы предоставлял нам полную прозрачность и контроль над финансами в каждом проекте.

На основе этого мы создали систему, которая позволяет нам не только учитывать все финансовые транзакции и расходы в реальном времени, но и анализировать эти данные с помощью наглядных графиков и отчётов. Мы можем легко отслеживать бюджетные ограничения, идентифицировать потенциальные узкие места и принимать своевременные меры для управления финансами проекта.

Развиваться в этом направлении нам помогают клиенты, которые начинают пользоваться if.team. Они предлагают идеи и решения, о которых мы раньше не могли и подумать. Благодаря этому мы можем работать в удобной системе для управления проектов и постоянно улучшать его благодаря обратной связи.

Понятной отчётности для сотрудников

Одна из проблем, с которой сталкиваются почти все сотрудники — понятная и простая отчётность. Всегда приятнее смотреть на дружелюбный интерфейс, а не набор сухих цифр. Некоторые наши коллеги из других компаний используют несколько сервисов одновременно — один для отслеживания и управления финансами, другой — для трекинга задач. Пользоваться несколькими продуктами дорого для компании и сложно для сотрудников.

В нашей компании сотрудники используют несколько видов отчётности — для проектов и отдельных задач. Разберём каждый из них подробнее.

Отчётность по проектам показывает потраченное количество времени по каждому проекту с указанием зарплаты. При этом выплаты высчитывают автоматически в зависимости от почасовой ставки или фиксированного рейта. Сотрудник может отсортировать отчёт по отдельному проекту или указать период — практика показывает, что так удобнее и понятнее считать конечную зарплату. 

Отчётность по проектам от лица сотрудника

Для руководителей отчётность выглядит практически так же, только вместо одного сотрудника — на проекте мы видим сразу всех. Это помогает быстро отследить потраченное время, составить отчёт для клиента и посмотреть, какую зарплату мы должны выплатить каждому сотруднику.

Второй вид отчётности для сотрудников — по заданиям. Здесь можно посмотреть, сколько заняла времени конкретная задача, какой рейт для неё выставлен и какую сумму ожидать в зарплате. Ещё одна особенность — таски можно сортировать по их статусу, а не только проекту или указанному периоду.

Отчётность по задачам глазами сотрудника

В свою очередь, проджект-менеджеры могут видеть отчётность по выбранным сотрудникам — достаточно указать исполнителя и нужный период времени.

Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль и вклад в достижение целей проекта. Понятная отчетность помогает улучшить коммуникацию внутри команды, повысить мотивацию и уверенность в своих действиях.

Постановки больничных, отпусков и командировок

Договариваться и организовывать отпуска или внезапные больничные — настоящая морока. Сотрудникам может казаться, что следить за всем просто: достаточно сказать нужный день и договориться с HR-отделом или руководством напрямую. Как руководители можем заверить, когда штат компании растёт — следить за постановкой больничных и отпусков становится всё сложнее. 

Представим, что мы не причастны к отпускам и этим занимается отдельный сотрудник. Как правило, подобная отчётность ведётся в гугл-таблицах или, что ещё хуже, сразу в Excel. Когда мы хотим дать сотруднику работу, с которой может справится только он, и пытаемся с ним связаться — оказывается, что он уже в отпуске или на внезапном больничном. Чтобы избежать таких ситуаций, мы дали возможность работникам самим выставлять отпускные и больничные внутри if.team.

«Календарь сотрудника» глазами руководителя

Каждый сотрудник может посмотреть свой график на месяцы вперёд и проставить отпуск на нужные даты. Мы, как руководители, получим уведомление внутри сервиса и выберем — подтвердить или отменить такие перерывы. Всё зависит от количества задач и нагрузки команды.

Когда отпуск принят или отклонён — сотруднику приходит уведомление. Если мы по какой-то причине не согласились на эти даты, то обязательно связываемся с ним и объясняем всю ситуацию. Например, если в понедельник один из подчинённых решил поставить отпуск на всю неделю вперёд — это поспешное решение, которое лучше обсудить заранее. 

Жёсткий или демократичный контроль времени в компании: какой подход к тайм-трекингу выбрать

Жёсткий стиль управления временем — это когда менеджмент в компании строится по принципам жёсткой дисциплины, подчинения руководству и точному соблюдению всех сроков. Если проект задержался из-за форс-мажорной ситуации — это вина сотрудников, а не руководителя. 

В жёстком стиле управления руководители принимают решения на основе управленческого учёта, не прислушиваясь к мнению подчиненных. Обычно все рабочие процессы регламентированы и строго распределены, а в компании есть чёткая и понятная иерархия.

Часто руководство с жёстким стилем управления не воспринимает критику, основываясь на двух правилах: руководитель всегда прав, а если появляются возражения — смотри пункт первый. Мотивация персонала при этом строится на установленных KPI (ключевых показателях эффективности). Если сотрудник не справляется — его наказывают и штрафуют.

Общение в компании с жёстким стилем управления временем только вертикальные: руководитель ставит задачи и принимает их от подчинённых, не обсуждая нюансы и сроки выполнения. Главное — успеть всё вовремя и отработать положенные часы. Из-за этого сотрудникам сложно донести, что какую-то функцию лучше не добавлять, а дизайн не совсем подходит под тематику клиентов.

Но даже у жёсткого стиля есть свои плюсы. Поэтому предлагаем разобраться, в чём преимущества такого метода управления:

• Дисциплина. Сотрудники знают, что им не прощают ошибки и лентяйство, поэтому они чётко и быстро выполняют задачи менеджеров. Из-за этого редко происходят срывы сроков или браки во время работы — за всё придётся отвечать собственной головой.
• Стабильность. Если компания попала в кризисную ситуацию — она продолжит работать, как раньше. Сотрудники будут выполнять задачи руководства, а не обсуждать дальнейшие действия на планёрках.
• Прозрачность в работе. Руководитель и менеджер всегда знают, чем занимаются сотрудники в рабочее время. Поэтому все рабочие процессы прозрачные, их легко отслеживать и контролировать.

Но, как и у каждого метода управления, у жёсткого контроля есть и свои минусы: 

• Текучка кадров. Опытные сотрудники редко готовы работать с жёсткими сроками и требованиями, поэтому в таких компаниях часто высокий уровень увольнений. Если подчинённого наказывают за каждое опоздание или недоработку — он уйдёт к тем, кто не будет этого делать.
• Проблемы с обратной связью. Из-за вертикальной коммуникации важная для проекта информация может не доходить до руководства. А это влияет на развитие предприятия в долгосрочной перспективе.
• Отсутствие развития. Из-за подавления идей и проблемной обратной связи сотрудники просто выполняют должностные обязанности. Они не учатся новому и не растут, что необходимо для дальнейшего развития всего бизнеса.
• Низкая самоотдача. Из-за штрафов и наказаний сотрудники мотивированы выполнять ровно то, что от них требуется. Работники строго следуют должностным инструкциям и не готовы сделать нечто большее во благо компании.

Демократичный стиль управления временем — полная противоположность жёсткому. Персонал не перестаёт подчиняться руководителю и выполнять задачи, зато в коллективе появляется свободное общение.

Руководители больше контролируют конечный результат, а не сам процесс выполнения. Они обеспечивают персонал всем нужным для работы, при этом у сотрудников есть относительная свобода действий. Менеджеры выступают в роли координаторов и распределяют задачи по желанию и занятости. Если у сотрудника нет времени — его задачу можно передать другому специалисту или обсудить с клиентом перенос сроков.

Время при таком стиле управления учитывается, но сотрудник может работать в удобное для себя время. Конечно, желательно быть на связи в основные рабочие часы, чтобы ответить на вопросы клиентов или помочь коллегам разобраться со сложной задачей. Если сотрудник начинает рабочий день в 12 часов вместо 8 — ничего страшного. Главное выполнить задачу качественно и в срок.

Мотивация персонала при демократичный стиле управления отличается от жёсткой. Компании используют KPI, но за их выполнение премируют и поощряют, а овертайм часы оплачивают по повышенной ставке. К тому же компания дополнительно работает над корпоративным обучением и карьерным ростом, помогая сотрудникам развиваться с помощью курсов или нематериальной мотивации.

Наша команда в Webnauts использует в работе демократичный стиль. Руководители прислушиваются к мнению сотрудников и обсуждают с ними идеи по улучшению продуктов. При этом проджект-менеджеры выступают в роли координаторов, которые организовывают и направляют процесс, но не полностью его контролируют. Соблюдение сроков никто не отменял, но форс-мажорные ситуации могут произойти с каждым.

Предлагаем рассмотреть плюсы демократичного стиля управления временем на примере нашей компании Webnauts:

• Команда единомышленников. С таким стилем мы смогли собрать коллектив, который разделяет взгляды и ценности компании. Они не просто подчинённые, а соучастники в развитии и улучшении компании.
• Низкая текучка специалистов. Когда сотрудник разделяет ценности компании и его устраивает заработная плата —  он не уйдёт из-за плохих условий. Поэтому мы строим комфортную среду без токсичности и жёстких требований.
• Развитие внутри компании. Руководство прислушивается к идеям и предложениям команды, которые могут принести прибыль компании. Поэтому не только в Webnauts, но и в наших стартапах мы используем демократичный стиль — мнение коллектива позволяет шире смотреть на ситуацию, а гибкие рабочие часы помогают сотрудникам работать на пике своих возможностей.

Как и другие методы управления, демократичный стиль не идеален. Поэтому рассмотрим несколько минусов: 

• Долгие обсуждения. Чем больше людей участвует в обсуждениях, тем дольше они длятся. Один сотрудник находит проблему, другой приводит доводы по изменению дизайна, а третий предлагает начать всё сначала. Не все идеи хороши, поэтому отсутствие жёсткой дисциплины грозит срывом сроков.
• Возможная анархия. Некоторые сотрудники считают такой стиль управления слабостью и пытаются работать на совершенно других условиях, чем обсуждались до этого. Поэтому руководителям компании всё же приходится быть в меру жёсткими.

Как выбрать подходящую ERP-систему?

Главная боль любого бизнеса на начальном этапе — работа «на бумажке» без выстроенных бизнес-процессов. При этом большая часть отчётности и работы зависит от конкретных людей на местах. Если человек увольняется или заболевает — система рушится. Поэтому многие предприятия начинают переходить на полноценные ERP-системы с подробными отчётами и контролем состояния компании.

Разберём, как компании выбрать подходящую систему и расскажем, кому может подойти if.team.

Определите потребности и цели

Перед тем, как приступить к поиску ERP-системы, важно определить, какие задачи она должна решать. Это поможет избежать лишних трат за функционал, который не нужен вашей компании. Например, если предприятие занимается производством товаров — ей понадобится ERP-система, способная эффективно управлять запасами, производственными процессами и заказами клиентов.

if.team — ERP система для проектно-ориентированного бизнеса. Поэтому мы добавили в сервис встроенный контроль расходов в виде графика денежного потока и сгорания бюджета, тайм-трекер задач, контроль заказчика за прогрессом проекта, календарь сотрудника, расчёт зарплат, автоматизацию формирования отчётов, CRM-составляющую и множество других полезных фич.

Исследуйте функциональность

Сравните функциональность ERP-систем и выберите то, что соответствует вашим потребностям. Важно опираться не только на количество и полезность функционала, но и на лёгкость освоения. Если система перегружена лишними деталями, а сотрудникам трудно переучиться пользоваться новым сервисом — лучше отложить такой вариант. 

Ещё один важный фактор при выборе ERP — поддержка и добавление нового функционала конкретно для вашей команды. Например, мы в if.team используем отдельную команду разработчиков для работы с клиентами. Если новый функционал уже есть в ближайших планах — мы добавим его бесплатно. А если нет — оценим и оперативно доработаем систему под клиента.

Определите бюджет

Стоимость ERP-систем варьируется и может сильно отличаться. Например, один сервис работает по ежемесячной подписке в 10 долларов, а второй требует полноценной покупки в несколько сотен. Поэтому важно определиться с бюджетными возможностями, и на их основе выбирать подходящую ERP.

if.team — ERP-система, которая работает по принципу ежемесячной подписки на разные тарифы. Для небольшой команды до 10 человек подойдёт базовый вариант, включающий все стандартные возможности. 

Тарифы на ежемесячную подписку if.team

Если компании не хватает функционала — можно оформить стандартный тариф с дополнительными итерациями или премиум с ИИ-ассистентом. 

Проведите тестирование

Перед тем, как окончательно принять решение о внедрении ERP-системы —  запросите демо-доступ или обсудите функционал с поддержкой. Многие компании предоставляют бесплатные пробные версии или демонстрации. Это поможет вам оценить удобство использования и соответствие системы вашим потребностям.

В if.team мы предоставлем демо-доступ к продукту и рассказываем, как им пользоваться на примере конкретно вашей компании. При этом клиент получает дополнительную неделю бесплатно при покупке первого месяца подписки.